Odpovědi k datovým schránkám

Ve spolupráci s organizátory Konference Datové schránky jsme pro vás připravili možnost dotazů na vše,, co vás k této problematice zajímá. Ptát se můžete právě na oficiálních stránkách konference, nebo prostřednictvím e-mailové adresy poradna@iio.cz

Budu do datové schránky dostávat spamy?

Odpověď vložena dne 4.6.2009 uživatelem Poradna IIO
Nebojte se, nebudete. V první fázi bude povolena pouze komunikace uvnitř veřejné správy a veřejné správy s jejími klienty (občané a podnikatelé). A i pokud bude povolena i další komunikace prostřednictvím datových schránek, bude možno (na rozdíl od e-mailů) jednoznačně identifikovat odesílatele a předmět zprávy a bude možno tvrdě postihovat každé zneužití této formy komunikace (včetně nevyžádané pošty).


Co mám dělat se svojí datovou schránkou, když chci třeba odjet na dovolenou?

Odpověď vložena dne 4.6.2009 uživatelem Poradna IIO
Nemusíte dělat nic. Nemusíte se totiž do datové schránky přihlašovat každých deset dnů (jak někdo mylně tvrdí). Vaše datová schránka vás na nové zásilky může upozornit třeba e-mailem, nebo dokonce zprávou SMS (zpráva bude zpoplatněna). Takže se o nové zásilce ve své datové schránce dozvíte. A odkudkoliv na světě se do ní můžete přihlásit.

Pokud víte, že budete mimo dosah delší dobu, můžete Ministerstvo vnitra požádat o dočasnou deaktivaci svojí datové schránky. Více podrobností naleznete na webu o datových schránkách.


Jsem právnická osoba, která vykonává veřejnou správu a mám tedy právo vlastnit datovou schránku OVM. Jak na to?

Odpověď vložena dne 4.6.2009 uživatelem Poradna IIO
Nové znění zákona 300/2008 dává možnost právnickým osobám, které vykonávají veřejnou správu, aby svoji datovou schránku používali i jako datovou schránku orgánu veřejné moci (příkladem je třeba Česká pošta, nebo TSK). Zákon v novém §5a stanoví, že taková právnická (ale i fyzická osoba) musí požádat Ministerstvo vnitra, aby její datové schránce právnické osoby umožnilo plnit i funkce datové schránky orgánu veřejné moci. V tomto paragrafu jsou uvedeny všechny náležitosti žádosti a samozřejmě žadatel musí prokázat, že vykonává veřejnou správu.


Kdy mám začít používat svoji datovou schránku? V červenci, nebo až v listopadu?

Odpověď vložena dne 4.6.2009 uživatelem Poradna IIO
Novelizované znění zákona 300/2008 fakticky odkládá povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky o devadesát dnů, respektive až do 1.11.2009. Datovou schránku ale můžete začít používat hned, jakmile obdržíte přihlašovací údaje k ní. Pokud ale nebudete v termínu 1.7.2009 plně připraveni (nejen programově, ale třeba i úpravami vašich spisových řádů a dalších vnitřních předpisů), máte ještě nějaký čas k dobru.


Jak si smažu již přečtené datové zprávy ve své schránce?

Odpověď vložena dne 4.6.2009 uživatelem Poradna IIO
Bohužel nijak. Zákon nedovoluje, aby si oprávněná osoba mazala datové zprávy ve své datové schránce a tedy to nebude umožňovat ani samotné webové rozhraní ISDS. Uživatel si jednotlivé datové zprávy může uložit na disk pro pozdější zpracování a archivaci, ale mazat je v rámci ISDS nemůže. Datové zprávy bude systém automaticky odstraňovat ze schránky po 90 dnech od doručení.


Je obsah datové schránky nějak zabezpečen?

Odpověď vložena dne 4.6.2009 uživatelem MV ČR
Ano, jak obsah datových schránek v rámci informačního systému datových schránek, tak i komunikace mezi systémem a uživatelem. Komunikace mezi rozhraním ISDS a uživatelem probíhá prostřednictvím zabezpečeného protokolu a to i v rámci komunikačních rozhraní ISDS (takzvaných web services). ISDS a jeho obsah musí jako každý jiný informační systém veřejné správy projít také bezpečnostním auditem.


Co se stane se zprávou, která je doručena fikcí, ale nikdo si ji nepřečetl?

Odpověď vložena dne 1.6.2009 uživatelem Poradna IIO
Zákon hovoří jasně. Deset dnů po dodání do datové schránky, je datová zpráva doručena takzvanou 'fikcí doručení'. Z pohledu práva je taková datová zpráva považována za doručenou. V datové schránce je označena jako doručená fikcí, ale automaticky se nesmaže ani po lhůtě 90 dnů. Nedoručené zprávy budou v systému uchovány. Je to proto, aby se s nimi i po jejich právním doručení mohl příjemce seznámit a třeba požádat o zneplatnění doručení.

Je ale důležité si uvědomit, že zákon říká, že datové zprávy jsou doručeny okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky, tedy nikoliv až po jejich otevření.


Můžu v datové zprávě poslat více dokumentů?

Odpověď vložena dne 1.6.2009 uživatelem MV ČR
Ano. Do datové zprávy lze přiložit libovolný počet příloh, avšak celková velikost jedné datové zprávy nemůže přesáhnout 10 megabajt (včetně obálky a metadata), jinak ji systém neodešle.

Datovou zprávou ale nebude možno odesílat komprimované archívy (třeba soubory ZIP se zabalenými dokumenty), tedy více dat jednoduše odeslat nepůjde.


Co se stane, když omylem dojde zpráva do datové schránky někam, kam nepatří?

Odpověď vložena dne 28.5.2009 uživatelem MV ČR
Platí již stávající právní předpisy. Ty stanoví, že jsem-li orgánem/úřadem a je-li mi doručena zpráva, která je určena někomu jinému, předám jí správnému příjemci. To platí i v případě datových zpráv.


Pokud si zvolím administrátora datové schránky, uvidí moje datové zprávy?

Odpověď vložena dne 28.5.2009 uživatelem IIO
To záleží na vás. Pokud to budete chtít, tak ano. Pokud ale budete chtít, aby administrátor pouze komunikoval se správcem a provozovatelem informačního systému datových schránek (třeba o přístupech oprávněných osob), tak vaše zprávy neuvidí. Vše záleží na právech, jak budou u jednotlivých oprávněných osob nastavena. Kolik mohu mít oprávněných osob s přístupem do datové schránky a kolik mohu mít administrátorů? Kolik chcete. Je vhodné si rozmyslet, které osoby mají mít jaká oprávnění (existuje pouze právo odesílat datové zprávy, nebo jen zjišťovat existenci DS, nebo jen administrátora, či čtení zpráv kromě zpráv do vlastních rukou, apod.) A tato práva určujete vy jako 'majitel' datové schránky.

Klasický příklad: Firma má ředitele (ten má veškerá práva), jeho sekretářku (která má práva jako má on, kromě práva pověřovat další osoby), podatelnu a její pracovníky (kteří mají právo odesílat a číst zprávy, kromě zpráv do vlastních rukou), personální oddělení (které má právo pouze odesílat, ale již ne přijímat), apod. Pak má informatika, který je administrátorem a řeší procesní věci za ředitele firmy (přístupy a oprávnění, ale nevidí žádné zprávy a žádné také nemůže odeslat).


Co se stane se zprávou, která nebyla vyzvednuta, ale nastala u ní fikce doručení?

Odpověď vložena dne 28.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Obecně platí, že fikce doručení je proces, kterým je zpráva považována za doručenou ve lhůtě 10 dnů od jejího dodání do datové schránky. Po této lhůtě se považuje zpráva a tedy i přiložené písemnosti za doručené. Samozřejmě existují situace, kdy si nemůžete zprávu vyzvednout. V takovém případě máte možnost požádat o takzvanou 'neúčinnost doručení', tedy zvrátit fikci doručení. Ostatně tato možnost existuje i u jiných druhů doručování (třeba dopisem do vlastních rukou, apod.)

Zprávy, které nebyly doručeny (tedy pokud se do datové schránky příjemce nepřihlásila osoba oprávněná k těmto zprávám), budou v systému uchovány. Doručené datové zprávy se ze systému odstraní po 90 dnech. Je proto dobré si zprávy uložit buď do systému spisové služby, nebo třeba doma na počítač.


Když jsem právnická osoba a mám datovou schránku, musím s úřady komunikovat jen přes ni?

Odpověď vložena dne 26.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Nikoliv. Pouze orgán veřejné moci je povinen komunikovat s druhou stranou prostřednictvím datové schránky, pokud ji má druhá strana aktivní. Právnická i fyzická osoba si může vybrat, zda pro komunikaci s orgánem veřejné moci použije datovou schránku, či jiný způsob podání, nebo doručování.


To, co budu posílat datovou schránkou jako občan, musím digitálně podepsat?

Odpověď vložena dne 26.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Ne. Až na několik zvláštních případů (jako je podpis více jednateli právnické osoby) nemusíte zprávy, ani přílohy v nich obsažené podepisovat zaručeným elektronickým podpisem. Zprávu (a tedy i její obsah) podepíše automaticky informační systém datových schránek.

Pozor, ale to neplatí pro orgán veřejné moci, který vždy svá rozhodnutí a další písemnosti musí opatřit elektronickým podpisem, elektronickou značkou, nebo časovým razítkem z konverzní doložky.


Bude-li mít orgán veřejné moci více datových schránek, bude nějak zabráněno tomu, aby komunikoval sám se sebou?

Odpověď vložena dne 25.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Novela zákona 300/2008 skutečně umožňuje (podle ustanovení nového §5a a §6, odst. 2-4), aby si orgán veřejné moci nechal zřídit více datových schránek a to zejména pro svoje organizační jednotky bez právní subjektivity. Samozřejmě není vyloženě nutné, aby si třeba ministerstvo svým organizačním jednotkám zasílalo všechny dokumenty prostřednictvím datové schránky, pokud tak může učinit pomocí jiných systémů (jako je elektronický systém spisové služby). Nicméně pokud tak bude chtít učinit, bude moci. Ale pochopitelně za každou takovou zprávu zaplatí, respektive každá taková zpráva bude centrálně zpoplatněna, i když finance nemusí jít vždy nutně z rozpočtu orgánu (vzhledem k znění zákona 300, které připouští hrazení zpráv z takzvané Všeobecné pokladní zprávy).

Obecně lze říci, že způsoby předávání dokumentů v rámci orgánu (tedy i s jeho organizačními jednotkami) si řeší orgán vnitřním předpisem, třeba Spisovým a skartačním řádem. V tomto dokumentu také může výslovně stanovit, které typy dokumentů si bude předávat jinak a které chce zasílat a předávat datovými schránkami.


Lze již jednou digitálně podepsaný dokument podepsat znovu?

Odpověď vložena dne 25.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Ano, lze. Ani právní řád a ani specifikace norem PDF a PDF/A neodporují tomu principu, že jednou podepsaný dokument nemůže být připodepsán. V takovém případě platí všechny podpisy. Vezměme si dva příklady:

1) Pan Novotný jako referent učiní rozhodnutí. Elektronicky tedy podepíše PDF dokument s rozhodnutím. Jeho nadřízený poté v odvolání rozhodnutí potvrdí. Může jej vystavit znovu, ale také může svůj podpis přidat k již vydanému dokumentu.

2) Máme rozhodnutí, které nabývá právní moci a vykonatelnost. Nejjednodušší způsob, jak vyznačit jeho právní moc a vykonatelnost, je právě přidání nového digitálního podpisu s důvodem právní moci a vykonatelnosti. Platné jsou tedy oba podpisy. Jak podpis toho, kdo rozhodnutí v určitém okamžiku vydal, tak podpis s nabytím jeho právní moci.


S datovou schránkou lze komunikovat i systémem spisové služby. Ale mohou s ní komunikovat i jiné systémy?

Odpověď vložena dne 22.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Komunikační rozhraní a takzvané 'webové služby' jsou prostředkem pro systémy třetích stran, aby tyto systémy mohly komunikovat s datovou schránkou. Nejvíce se v této souvislosti hovoří o takzvaných spisových službách, ale to vlastně jen proto, že orgánů a úřadů se právě týká povinnost provozovat spisovou službu. Samozřejmě s datovou schránkou ale mohou komunikovat i jiné systémy, jako jsou podnikové systémy pro správu dokumentů, nebo třeba systémy pro podnikové účetnictví.

Klasickým příkladem takové komunikace je firma, která má ze zákona zřízenou datovou schránku a pro svojí vnitropodnikovou správu dokumentů používá nějaké DMS (dokument management systém), nebo pro odesílání dat na úřady práce a ČSSZ využívá speciální software pro personalistiku. I tyto podnikové programy pochopitelně mohou využívat komunikačního rozhraní uvedeného v přílohách Provozního řádu ISDS.

Orgány veřejné moci však primárně musí k datové schránce přistupovat prostřednictvím spisové služby a nebo rozhraní elektronické podatelny. Ani jim ovšem nic nebrání používat (třeba pro odesílání datových zpráv) i jiné aplikace.


Jaké formáty souborů bude možno odeslat datovou schránkou?

Odpověď vložena dne 22.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Obecně je doručování prostřednictvím datové schránky doručováním pomocí elektronické podatelny. Problematika formátů má pak dvě roviny:

1) Formáty dokumentů, které bude posílat OVM prostřednictvím spisové služby bude jednoznačně stanovovat vyhláška k Zákonu o archivnictví a spisové službě. Pro textové dokumenty se bude jednat zejména o formát PDF/A bez bližších specifikací. Ve formátu PDF/A budou muset být všechny dokumenty, které odcházejí ze systému spisové služby - bude to takzvaný výstupní formát dokumentů.

2) Úřad sám si již dnes na svých WWW stránkách může určit, které formáty mu lze elektronicky poslat. Tedy má-li úřad již dnes seznam takových formátů, vztahuje se i na to,, jaké typy souborů mu lze doručit datovou schránkou. Samotná omezení datové schránky jsou spíše technická (nebude možno poslat třeba EXE soubory), ale důležitější je, jaké formáty je povinen úřad přijmout.


Jak velké soubory bude možno odeslat datovou zprávou?

Odpověď vložena dne 17.5.2009 uživatelem Poradna IIO
V tuto chvíli je technický limit datové zprávy nastaven na 10 megabajtů. K datové zprávě bude možné přikládat libovolný počet příloh, avšak pouze do velikosti limitu.


Jak bude fungovat datová schránka přes webové rozhraní?

Odpověď vložena dne 17.5.2009 uživatelem Poradna IIO
Webový portál ISDS je jednoduché a snadno ovladatelné webové rozhraní pro přístup a práci v datové schránce. Po přihlášení si bude oprávněná osoba moci vyzvedávat a odesílat datové zprávy. Datovou zprávu bude moci buď otevřít a procházet i její přílohy, nebo si ji bude moci uložit na disk. Webové prostředí sice bude fungovat s většinou běžných webových prohlížečů, avšak bude vyžadovat XML parser pro interpretaci dat XML z datové zprávy.


Změní se něco v průběhu správního řízení v souvislosti s datovými schránkami? A jak vlastně souvisejí se stávajícím správním řádem?

Odpověď vložena dne 10.5.2009 uživatelem MV ČR
Je spousta dotazů - zejména od úřadů - na souvislosti datových schránek a správních řízení. Je pravda, že orgány veřejné moci budou s účinností zákona 300/2008 Sb., (1. července 2009) povinny komunikovat prostřednictvím datových schránek, stejně tak i některé právnické osoby. Jak je to tedy se správním řádem?

Ministerstvo vnitra připravilo poměrně rozsáhlý dokument na toto téma. Podtitul tohoto dokumentu je Postup při vyřizování písemností orgánem veřejné moci v souvislosti s datovými schránkami, konverzí dokumentů a elektronickou spisovou službou. Tento dokument popisuje docela podrobně vše co se týká dosud známých souvislostí na správní řád.


Proč pořádáte konferenci o datových schránkáach v červnu?

Odpověď vložena dne 8.5.2009 uživatelem Organizátoři konference
Konferenci Datové schránky pořádáme několik týdnů před spuštěním systému datových schránek. Necelý měsíc po termínu konání naší konference vstoupí v účinnost zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který my interně přezdíváme Zákon o datových schránkách.

Ano, probíhá řada seminářů a konferencí na téma elektronizace veřejné správy. My chceme být zaostřeni na jedno jediné téma a probrat jej ze všech stran a úhlů. Naše konference bude odbornou konferencí nejen pro odborníky. Přijedete a dozvíte se vše: Od zákona, přes jeho aplikaci, úskalí, procesy, přes technickou realizaci až k praktickým ukázkám a výhledu do ostré praxe. Domníváme se, že taková konference a právě v tomto termínu má smysl. Můžeme si o datových schránkách popovídat s těmi nejpovolanějšími a to již ve dnech, kdy bude možnost si datovou schránku i prakticky vyzkoušet. Ostatně - přijeďte a nechte se překvapit...


Jak je to s odpověďmi na otázky od účastníků konference Datové schránky?

Odpověď vložena dne 7.5.2009 uživatelem Organizátoři konference
Na WWW stránkách konference Datové schránky se můžete ptát na vše, co vás v souvislosti s tímto tématem zajímá a to nejen před konferencí, ale i v jejím průběhu a po jejím skončení.

Na otázky vám odpovíme a to hned několika způsoby. Na svoje otázky dostanete odpověď přes web - na stránkách konference a v sekci Konference Datové schránky na webu Iniciativy informatiky pro občana (www.iio.cz). Odpovědi jsou pro větší přehlednost řazeny podle data od nejnovějších. Předpokládáme, že návštěvníci našich stránek se na seznam odpovědí čas od času podívají. Na ty nejčastější otázky dostanete odpovědi i na naší konferenci dne 8.6.2009 - program připravujeme i podle témat, která vás nejvíce zajímají. Po skončení konference budeme nadále poskytovat odpovědi přes webové rozhraní a pokud bude otázek více, vydáme elektronickou publikaci s otázkami a odpověďmi.


 

© 2009 Iniciativa informatiky pro občany
Elektronický kontakt na Kancelář, Právně-legislativní sekci, Publikační sekci, Poradnu, Webmastera