Články

Platnost digitálních dokumentů - opravdu se budou přepodepisovat?

S elektronizací nejen ve veřejné správě rostou i zdánlivě nesouvisející témata. Jedním z těch v poslední době dosti zviditelňovaných témat je právě to, jak bude posuzován digitální dokument za delší čas. S tím souvisí i posuzování jeho platnosti, je-li digitálně podepsán. Slýcháme toho hodně. Od principu "neřešte to" až po hlášky typu "každý rok musíte všechny dokumenty přepodepisovat". Ale nebojte se, zase takové právní vakuum v tom není. Docela naopak. Naše legislativa tento problém dost účinně řeší, jen se o tom asi nemluví tak, jak by si tento dost složitý aspekt digitalizace zasluhoval.
Do našeho právního řádu se integruje nová úprava právního vnímání platnosti elektronického dokumentu. Nové znění Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě tento problém nově a zcela jednoznačně řeší. A to dokonce pro veškeré digitální dokumenty, tedy i pro dokumenty jiných subjektů, než které jsou povinny provozovat spisovou službu.

Ustanovení nového §69a, odstavce 8 říká: 'Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentu a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.'

Abychom tento nový text zákona vysvětlili co nejjednodušeji, řekneme, že digitální dokument je vždy považován za platný, pokud je digitálně podepsán a to i po pozbytí platnosti tohoto podpisu. Pokud by kdokoliv chtěl byť i za několik let zpochybnit platnost digitálního dokumentu, musel by prokázat, že původní digitální podpis (nebo elektronická značka) buď v době podepisování dokumentu nebyly platné, nebo jimi dokument nebyl opatřen zákonným způsobem (více o tom hovoří třeba i zákon o elektronickém podpise).

Je tedy skoro až naprostý nesmysl hovořit o různých formách 'přepodepisování digitálních dokumentů', protože z pohledu zákonů je to zcela zbytečné. A co je horší, ono přepodepisování dokumentu by bylo fakticky v rozporu se zákonem. Ustanovení §69a, odstavce 5 k tomu říká: 'Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle odstavce 3 nebo při převedení či změně formátu dokumentu podle odstavce 4 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu nezbytné, se nepovažuje za porušení obsahu dokumentu.' Toto ustanovení tedy umožňuje v době přípravy, nebo převodu dokumentu, jej opatřit nezbytnými údaji (samozřejmě včetně elektronických podpisů či značek). Neumožňuje ale pozměnit dokument z jiného důvodu. Skončení platnosti certifikátu elektronického podpisu tedy není důvodem, pro který by bylo možno dokument pozměnit podle ustanovení odstavce 5. Zcela nový úhel pohledu do celé věci s přepodepisování dokumentů pak vnáší Zákon o elektronickém podpise, který jednoznačně stanoví podmínky za kterých je možno dokument opatřit elektronickým podpisem (nebo značkou) a dokonce i podmínky držitele certifikátu. Následné přepodepsání dokumentu po platnosti certifikátu by se tak muselo vykonat s využitím buď jiného certifikátu, nebo za porušení již platných právních podmínek podepisování.

Paradoxně se tak může stát, že pokud bude digitální dokument různě přepodepisován vždy, když certifikát původního elektronického podpisu pozbude platnost, může tím být pozměněn a právní platnost tak ztratit.

Rozhodně tedy nedoporučujeme dokumenty vždy periodicky přepodepisovat, jak horečně nabízejí různé firmy prostřednictvím svých řešení. Naopak bylo by zajímavé sledovat, jak by tuto službu fakticky realizovaly, kdyby třeba držitel certifikátu zemřel, nebo jednoduše neměl v době přepodepisování dokumentu další certifikát.

Žádné komentáře
 

© 2009 Iniciativa informatiky pro občany
Elektronický kontakt na Kancelář, Právně-legislativní sekci, Publikační sekci, Poradnu, Webmastera