Včera se sešla poprvé širší pracovní skupina IRMS a Ministerstva vnitra za účasti všech přistoupivších subjektů k memorandu pro standardizaci a sjednocování správy dokumentů a informací. Kromě předem připraveného bodu, kterým byla diskuse k tvorbě překladu slovníku pojmů z oblasti správy dokumentů a informací, proběhla diskuse na zcela aktuální téma a tím je připravovaná novela Zákona o archivnictví.

Ministerstvo vnitra podepsalo v dubnu 2011 Memorandum o spolupráci se zástupci společností a odborníků zabývajících se standardizací a certifikací procesů správy dokumentů a informací.

V rámci konference Egovernmentu na zámku Mikulov se sešla poprvé široká pracovní skupina k memorandu. V této pracovní skupině jsou zástupci všech subjektů, které ke konci srpna k memorandu přistoupily. Za IIO se práce účastní vedoucí Michal Rada, který byl zároveň nominován i za sdružení CNZ a u této problematiky stojí již od počátku, tedy od podzimu loňského roku.

Na jednání pracovní skupiny jsme se informovali o probíhajícím překladu mezinárodní normy ISO-15489 pro správu dokumentů a informací. Jako první konkrétní výsledek práce bude dopracován a poté i zveřejněn český slovník odborných pojmů z oblasti správy dokumentů a informací, který bychom chtěli postupně pasovat na závazný výklad pojmů v této oblasti. Proto jsme se také shodli, že je třeba, aby tento slovník oficiálně posvětilo Ministerstvo vnitra a byl vydán jako metodika k výkladu pojmů i ve věstníku MV. Slovník pojmů se v tuto chvíli dopracovává a bude podroben ještě i širší odborné diskusi.

Oproti původnímu programu jednání jsme poměrně dlouze diskutovali i o tématu zcela aktuálním - a tím je připravovaná novela Zákona o archivnictví a spisové službě, která - řečeno zjednodušeně - může vrátit správu zejména digitálních dokumentů u nás o několik let zpět. Shodli jsme se na tom, že vnímáme tuto novelu jako problematickou a že by bylo vhodné pokusit se její negativní dopady na tuto oblast zmírnit, nebo alespoň o nich veřejně začít mluvit.

V diskusi jsme se také dotkli dalších souvisejících témat, jako je správa a zejména dlouhodobé uchování strukturovaných dat databází a informačních systémů, neboť i ty lze absolutistickým výkladem považovat za dokumenty, ale pochopitelně pro jejich správu z dlouhodobého hlediska je nutné využít jiných principů. Debatovali jsme také o potřebě zdůraznit, že správa dokumentů a informací se netýká pouze spisové služby a nebo o snaze vypracovat nějakou metodiku pro instituce, které by si mohly samy prověřit, zda respektují principy správné správy dokumentů a informací, nebo třeba o Národním standardu pro elektronické spisové služby.

Pracovní skupina se sejde opět v říjnu a do té doby budou pokračovat práce na tvorbě slovníku, na překladu normy a na všech diskutovaných tématech.